SEHERİM KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1.  VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE POLİTİKA KAPSAMI ...................................................................................... 2

2.  TANIMLAR ............................................................................................................................................................ 2

3.  VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN HUKUKİ GEREKÇELERİ ......................................................................................... 3

4.  SORUMLULUK ...................................................................................................................................................... 4

5.  VERİ İŞLEME AMAÇLARI ....................................................................................................................................... 4

6.  KAYIT ORTAMLARI ................................................................................................................................................ 4

7.  KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ .............................................................................................. 5

8.PERİYODİK İMHA SÜRESİ ....................................................................................................................................... 7

9.     KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ................................................................................................................................ 8

10.  VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER .......................................................................................................... 8

10.1.  TEKNİK TEDBİRLER ....................................................................................................................................... 8

10.2.  İDARİ TEDBİRLER ......................................................................................................................................... 9

11.  KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE İMHASI.......................................................................................................... 10

12.  DİĞER HUSUSLAR ............................................................................................................................................. 10

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE POLİTİKA KAPSAMI

SEHERİM Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (kısaca “POLİTİKA” olarak anılacaktır), Veri sorumlusu sıfatını taşıyan SEHERİM AKARYAKIT ÇİMENTO İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED

ŞİRKETİ (Adres: DEMİRLİBAHÇE  MAHALLESİ PLEVNE CADDE NO: 22/ MAMAK ANKARA) (kısaca “SEHERİM” olarak anılacaktır)  tarafından gerçekleştirilmekte olan veri saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

SEHERİM, şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (kısaca “KVKK” olarak anılacaktır)   ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarının etkin bir şekilde kullanımının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

2. TANIMLAR

Kişisel Veri                                           Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Özel Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Veri Sahibi / İlgili Kişi                       Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Kişisel Verilerin İşlenmesi          Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi,            değiştirilmesi,    yeniden              düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması,              devralınması,     elde              edilebilir              hâle       getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

3. VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN HUKUKİ GEREKÇELERİ

SEHERİM işletme faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

•      6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

•      6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

•      5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

•      5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun

•      6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu

•      4857 sayılı İş Kanunu

•      6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

•      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

•      8529 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

•      İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik

•      Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

•      Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler Hükümleri çerçevesinde işlenmektedir.

4. SORUMLULUK

SEHERİM’in tüm birimleri ve çalışanları, Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun şekilde saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

5. VERİ İŞLEME AMAÇLARI

SEHERİM, iş faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işler.

6. KAYIT ORTAMLARI

SEHERİM tarafından işlenen kişisel veriler aşağıdaki fiziksel ortamlarda muhafaza edilmektedir.

•      Kişisel bilgisayarlar

•      Sunucular

•      Yazılımlar

•      Bilgi güvenliği cihaz ve yazılımları

•      Ses ve görüntü kaydedici cihaz ve yazılımlar

•      Belge üretim, kopyalama cihazları

•      Yazılı, basılı, görsel materyaller

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ

SEHERİM tarafından elde edilen kişisel veriler, aşağıdaki tabloda belirtilen yasal süreler çerçevesinde saklanmakta ve muhafaza edilmektedir.

8.PERİYODİK İMHA SÜRESİ

SEHERİM Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

SEHERİM tarafından işlenen kişisel veriler;

•              İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

•              İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

•              Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili  kişinin açık rızasını geri alması,

•              Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin   silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul edilmesi,

•              Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

Koşulları gerçekleştiğinde, SEHERİM tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN ÖNLEMLER

SEHERİM kişisel verilerin korunması için aşağıda belirtilen teknik ve idari önlemleri almaktadır.  

Teknik ve idari önlemler periyodik olarak denetlenmekte ve sorunlar ilgili birimlere acil olarak bildirilmektedir.

10.1. İDARİ ÖNLEMLER

SEHERİM tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari önlemler aşağıda sıralanmıştır

•      Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.

•      Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.

•      Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

•      Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

•      Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

•      İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

•      Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.

•      Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

•      Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

•      Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

•      Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

•      Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

•      Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

•      Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

•      Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.

•      Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

•      Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

•      Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.

•      Veri     işleyen             hizmet             sağlayıcılarının,          veri      güvenliği         konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

10.2. TEKNİK ÖNLEMLER

SEHERİM tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik önlemler aşağıda sıralanmıştır.